För att se till att ert ledningssystem fortfarande är effektivt och för att följa upp vilka framsteg som gjorts sedan vårt förra besök. Besök görs med regelbundna mellanrum.
Syftet med kontrollsbesöken är att bekräfta att det godkända ledningssystemet fortfarande
- underhålls
- fungerar
- levererar kontinuerliga förbättringar.
Kontakten inför besöket
För kunder som …
a) Inte känner till metoden: Revisorn går igenom den nya metoden och det bästa sättet att introducera den i ert företag. Ni bokar även in ett möte med företagsledningen i samband med det första besöket.
b) Känner till metoden: Revisorn bekräftar att det tema som valdes vid förra besöket fortfarande är relevant och att rätt personer kommer att finnas på plats. Enligt överenskommelse anpassas temat vid behov.
Är syftet med besöket att planera för en förnyad certifiering presenterar revisorerna principerna Review (granskning), Preview (förhandsgranskning) och Planning (planering).
Samtalet med företagsledningen
Revisorn …
- Förklarar vad LRQA kommer att göra annorlunda under det här besöket och varför.
- Fastställer vilka problemområden som är viktiga för kunden och kundens intressenter och väljer ett tema för besöket.
- Identifierar var ledningssystem kan användas för att stimulera resultatförbättringar inom dessa problemområden.
- Inhämtar era synpunkter på problemen kring temat som valts för besöket och tar hänsyn till dem i revisionen.
- Diskuterar era organisationsmål för framtiden och identifierar möjliga teman för kommande besök.
Besöksplanen
När temat är bestämt för besöket (eller för framtida besök) identifierar revisorn vilka avdelningar, processer, kontroller och system som berörs av temat och som kan revideras:
Temat + personer, processer, kontroller och system som ska granskas = Besöksplan
Planeringen inför framtida besök bör vara flexibel. Om omständigheterna förändras, till exempel till följd av ett allvarligt kundklagomål eller regelbrott, ska LRQA kunna ändra temat för besöket eller introducera ett nytt för att angripa kundens och/eller dess intressenters aktuella problem.
Genomförandet av besöket
Under besöket kommer revisorn att
- granska temat inom de områden som planerats. Det kan hända att revisorn vill följa upp frågor som inte identifierades i den ursprungliga planen om de har betydelse för temat
- använda revisionen av områdena för att bekräfta att systemkontrollerna finns inrättade och används på ett effektivt sätt
- avgöra om ni använder ledningssystemet för att hantera och/eller förbättra de problemområden som berörs av temat som identifierats
- rapportera eventuella brister i systemet eller i systemets effektivitet och föreslå eventuella förbättringar ni kunde överväga.
Redovisa besöket – besöksrapporten
Den besöksrapport ni får efter besöket
- innehåller en sammanfattning av samtalen med företagsledningen
- följer upp ett urval av långsiktiga förbättringsprojekt
- redogör för tillvägagångssätt och bevis som granskats följt av bedömning och slutsatser.
- Rapportera eventuella iakttagelser
- Redogöra för de övergripande slutsatserna beträffande ledningssystemets effektivitet i förhållande till temat och överensstämmelse med revisionsstandardens krav
- Identifiera teman och områden för nästa besök.
- Återkoppla till företagsledningen
Vid det avslutande mötet kommer revisorn att
- sammanfatta sina iakttagelser och redogöra för sina slutsatser
- lyfta fram hur ledningssystemet kan hjälpa er att angripa problem som rör temat och bidra till förbättring
- beskriva eventuella brister i systemet som rör temat och förklara hur de kan påverka er verksamhet i negativ riktning.