Certifieringsprocessen

LRQA:s metod & rekommenderade processplan.

GAP- analys & förrevision (frivillig)

En GAP-analys och/eller förrevision är frivillig men är oftast nyttig, genom att organisationen får konstruktiv feedback angående systemets status en eller flera gånger under utveckling och införande. GAP-analysen utförs vanligen före certifieringen eller verifieringen för att identifiera områden som behöver utvecklas eller där det finns möjligheter för förenklingar. Under GAP-analysen kommer våra revisorer att jämföra vad som finns på plats mot de krav som skall certifieras från standarden eller systemet. Förrevisioner genomförs vanligen senare i systemutveckling, då revisorerna kommer att utföra en revision av ert system ”på försök” före den verkliga certifieringen eller verifieringen. Båda dessa frivilliga steg genomförs under avspända former med en omfattning och agenda som båda parter har enats om och som är fördelaktig för er organisation. Alla parametrar (antal dagar, systemdelar som ska granskas, metod för rapportering, etc.) är utformade för att motsvara just ert företags krav.

Steg 1: Besök (genomgång av dokument och planering) 

I detta steg inleds den formella delen av certifieringsprocessen. Anledningen till att genomföra en steg 1 revision, är att gå igenom systemets struktur och planering för att säkerställa att utformningen uppfyller kraven i standarden. Besöket avslutas med att vi överlämnar en rapport med en analys på systemet och en detaljerad plan (agenda) för hur revisionen i steg 2 ska förberedas. Planen byggs upp gemensamt för att optimera steg 2 revisionen med avseende på Företagets processer och interna logistik istället för att fokusera standardens/standardernas delmoment. Detta säkerställer att tiden för revision används optimalt och att revisionen fokuserar på de frågor som är mest relevanta för en organisation och uppfyllandet av verksamhetsmål.

Steg 2: Besök (inledande revision)

Vi har utformat vår revisionsprocess så att vi kan ge kontinuerlig feedback angående våra granskningsresultat. För att uppnå detta är det viktigt att etablera ett konstruktivt samarbete med Företaget, som tillåter en öppen diskussion om slutsatser och leder till att grundorsaker kan identifieras. Dessutom har vi under revisionens gång regelbundna möten för att diskutera och enas om revisionsresultat. 

När revisionen är avslutad kommer vi vid ett avslutande möte att presentera en rapport som redovisar resultaten av revisionen. Revisionens resultat avgör om vi antingen kan rekommendera att er organisation godkänns för certifikat, eller om det behövs ett uppföljande besök för att granska åtgärder som vidtagits för att komma till rätta med eventuella större avvikelser.

Steg 3: Certifiering

När revisionsledare har lämnat sin rekommendation för certifiering kommer, efter att rapporten granskats av LRQA:s tekniska ledning, ett certifikat med en giltighetstid på tre år att utfärdas.

Steg 4: Återkommande revisionsbesök

Vi kommer att genomföra regelbundna återkommande revisionsbesök för att se över systemets fortlöpande effektivitet i att uppnå åtagandena i programmet. För maximalt utbyte och för att hjälpa till att hålla ert system på rätt spår och hjälpa er att visa på fortlöpande överensstämmelse, rekommenderar vi att dessa möten genomförs med sex månaders intervall. Denna regelbundna revisionsprocess kommer inte bara att upprätthålla ert systems integritet utan också gynna kontinuerlig förbättring. Av den anledningen inriktar sig dessa möten på element i ledningssystemet som kan förbättras snarare än på förnyad revision av regleringen av verksamheten. 

Steg 5: Besök inför förnyelserevision (5:e besöket)

Detta besök sker precis innan det treåriga certifkatet går ut. Detta är ett tillfälle för oss att gemensamt diskutera hur de tre åren har gått, titta på eventuella förändringar som er organsiation planerar och planera för framtiden. Om er organsiation står inför stora förändringar, etablieringar på nya marknader eller förändringar i fokus kan vi hjälpa er genom att ta in rätt kompetens som kan ställa de ingående frågorna om ert ledningssystem som hjälper er att undvika kostsamma fallgropar.  

Steg 6: Förnyelse av certifikat

Vid det sista återkommande revisionsbesöket under treårscykeln kommer vi att genomföra en översyn av er organisations resultat under denna treårsperiod, av ert ledningssystems effektivitet och de organisatoriska förändringar som har ägt rum. Denna översyn hjälper er att bedöma omfattning och längd på möten för förnyad certifiering, då erkännande av systemets mognad och förbättrade effektivitet kommer att tillgodoräknas.